Casebeskrivelse: DK-Tømrer

Beskrivelse:

DK-Tømrer er en virksomhed i vækst, og med mere end 50 ansatte under værktøjsbæltet udfører de alt fra mindre serviceopgaver hos private til store enterpriseopgaver. De kan findes på Sjællands største byggepladser, men det administrative arbejde udføres på kontoret i Holte. Her var det en udfordring at få fortrolige papirer, der skulle underskrives, frem og tilbage mellem kontor og medarbejderne på en nem og GDPR-sikker måde.

Udfordringen:

Udfordringen bestod særligt i at få ansættelsesbeviser til nye medarbejdere underskrevet. Hele ansættelsesprocessen finder ofte sted på byggepladsen, hvor jobsamtalen afholdes, og de nye medarbejdere har deres første arbejdsdag. Af den årsag var det blevet en administrativ udfordring at få ansættelsesbeviserne underskrevet.

En medarbejder fra kontoret kørte derfor ud på byggepladsen med ansættelsesbeviset, som den nye ansat kunne læse og underskrive. Når signaturen var sat, tog medarbejderen tilbage, hvor det blev arkiveret i den nye ansats personalemappe. Dette var en uhensigtsmæssig løsning, da den netop tog tid og ressourcer, der kunne bruges på andet og mere.

Løsning:

I dag samarbejder DK-Tømrer med SignIt om at digitalisere processen, så de kan forfatte og sende dokumenter til medarbejderne hurtigt og enkelt. Systemet er simpelt at bruge og kræver blot, at man logger ind på sin konto. Kommunikationen er både sikker såvel som krypteret, og databehandlingen er i fuld tråd med GDPR.

Værdiskabelse:

På byggepladserne modtager de nye ansatte et link til ansættelsesbeviset via mail, som de kan læse og underskrive med enten MitID eller NemID, når det passer dem. I Holte har medarbejderne bedre styring på processen og kan hurtigere få afsluttet den administrative onboarding-proces uden at skulle planlægge længere køreture.

Hos DK-Tømrer springer de nu mellemleddet over og sparer både tid og penge ved at håndtere processen digitalt. Med den nye løsning har de samtidig fået frigivet både tid og ressourcer, som de nu kan bruge på andre opgaver.

Kontakt os allerede i dag og hør, hvordan vi kan hjælpe dig og din virksomhed med at få mere ud af dagen: